Konzepte

Ein Audit benötigt einen eindeutigen Bewertungsmaßstab. Vor Beginn sollte deshalb feststehen, welcher Sollzustand geprüft wird. Dieser kann sich beispielsweise aus Verträgen, Leistungsbeschreibungen, internen Vorgaben, Genehmigungen, Betreiberanforderungen, technischen Regeln oder festgelegten Qualitätsstandards ergeben.

Erst auf dieser Grundlage lässt sich nachvollziehbar zwischen konformer Leistung, Verbesserungspotenzial und tatsächlicher Abweichung unterscheiden.

Nicht jeder Sachverhalt besitzt dieselbe Bedeutung. Auditressourcen sollten deshalb insbesondere auf Bereiche konzentriert werden, bei denen Fehler erhebliche Auswirkungen auf Sicherheit, Betrieb, Kosten, Compliance oder Kerngeschäft haben können. Damit entsteht mehr Erkenntnis als durch eine gleichmäßige Prüfung aller Themen.

• kritische technische Anlagen,

• wesentliche Betreiberpflichten,

• wiederkehrende Störungen,

• hohe Kostenpositionen,

• auffällige Leistungskennzahlen,

• bekannte Schwachstellen,

• Schnittstellen zwischen mehreren Verantwortlichen sowie

• Feststellungen aus früheren Prüfungen.

Bei größeren FM-Organisationen ist eine vollständige Prüfung sämtlicher Anlagen, Leistungen und Dokumente häufig nicht sinnvoll. Stichproben sind deshalb ein wichtiges Instrument. Entscheidend ist jedoch, dass ihre Auswahl nachvollziehbar erfolgt.

Kritikalität, Standort, Leistungsumfang, Schadenshistorie, Auffälligkeiten oder Zufallsauswahl können beispielsweise geeignete Kriterien sein. Die Stichprobe und ihre Grenzen sollten dokumentiert werden, damit aus einzelnen Beobachtungen keine unbegründeten Aussagen über den gesamten Bestand entstehen.

Auditberichte gewinnen an Wert, wenn Feststellungen klar unterschieden werden.

Die Einstufung sollte nicht nur die Art des Fehlers berücksichtigen, sondern auch Risiko, mögliche Auswirkungen und erforderliche Reaktionsgeschwindigkeit.

• kritischer Abweichung,

• wesentlicher Abweichung,

• geringfügiger Abweichung und

• Verbesserungshinweis

Der entscheidende Teil beginnt häufig erst nach Abschluss der Prüfung.

• Welche Ursache liegt zugrunde?

• Welche Maßnahme ist erforderlich?

• Wer ist verantwortlich?

• Bis wann muss sie umgesetzt werden?

• Welcher Nachweis ist erforderlich?

• Wie wird die Wirksamkeit geprüft?

Prüfen → bewerten → Maßnahmen festlegen → umsetzen → Wirksamkeit kontrollieren → abschließen

Offene Feststellungen gehören in ein transparentes Maßnahmen- und Eskalationsmanagement.

Tritt derselbe Mangel trotz mehrfacher Korrektur erneut auf, liegt möglicherweise kein Einzelfehler mehr vor. Solche Erkenntnisse sollten nicht ausschließlich operativ bearbeitet, sondern in das Managementreview übernommen werden.

• ungeeignete Prozesse,

• unklare Verantwortlichkeiten,

• unzureichende Qualifikation,

• fehlerhafte Vertragsgestaltung,

• fehlende Ressourcen oder

• Schwächen in der Führungs- und Kontrollorganisation.

Das Managementreview verdichtet die Ergebnisse einzelner Audits und weiterer Steuerungsinformationen zu einer Managementperspektive. Dabei stehen weniger einzelne Feststellungen als übergeordnete Fragen im Mittelpunkt:

Wo bestehen systematische Schwächen? Welche Risiken nehmen zu? Welche Maßnahmen wirken nicht? Wo müssen Organisation, Verträge, Ressourcen oder Standards verändert werden?

Damit verbindet das Managementreview Auditierung und Unternehmenssteuerung.

Ein leistungsfähiges Auditsystem schafft Transparenz darüber, ob das Facility Management seine Anforderungen tatsächlich erfüllt. Es dient nicht primär der Suche nach Verantwortlichen für Fehler, sondern der belastbaren Bewertung von Leistung und Organisation.

Das vertiefende Audit- und Managementreview-Konzept definiert hierfür Auditarten, Prüfkriterien, Verantwortlichkeiten, Berichtswesen, Maßnahmenverfolgung, Kennzahlen und Reviewprozesse. So werden Audits vom punktuellen Kontrollereignis zu einem festen Bestandteil eines lernenden und steuerbaren Facility Managements.