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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Kernbereiche der FM-Analyse und -Audit

Facility Management: FM-Audit. Ergebnisoffen. Für Verbesserungen. » Schwerpunkte

DIE SCHWERPUNKTE EINES AUDITS IM FACILITY MANAGEMENT MÜSSEN VORAB ABGESTIMMT WERDEN, UM SICHERZUSTELLEN, DASS DAS AUDIT DIE RELEVANTEN BEREICHE ABDECKT.

DIE SCHWERPUNKTE EINES AUDITS IM FACILITY MANAGEMENT MÜSSEN VORAB ABGESTIMMT WERDEN, UM SICHERZUSTELLEN, DASS DAS AUDIT DIE RELEVANTEN BEREICHE ABDECKT.

Dies wird durch eine Zusammenarbeit zwischen dem Auditor und dem Facility Management-Team erreicht. Es ist wichtig, dass die Ziele des Audits klar definiert sind, damit der Auditor die richtigen Fragen stellen und die relevanten Informationen sammeln kann, um die Ziele des Audits zu erreichen.

Schwerpunktanalyse zur Verbesserung des Facility Managements

Fokuspunkte der FM-Analyse und -Audit

Strategische Prioritäten

Kernbereiche für betriebliche Exzellenz gezielt angehen

Wegen der vielen Aspekte, unter denen Ihre Leistungen betrachtet werden können, stimmen wir zunächst mit Ihnen ab, auf welche Schwerpunkte wir uns konzentrieren sollten.

Nach Bestimmung der Ihrer Fragestellung(en) und Festlegung der Betrachtungsschwerpunkte müssen die zur Beurteilung wichtigen Unterlagen durch den FM-Bereich bereit gestellt werden. Der Umgang mit den Daten wird abgestimmt. In der Aufgabenstellung ist festzulegen, welche Ergebnistiefe und -genauigkeit zu erwarten sind. Es handelt sich um eine erste Untersuchung mit dem Ziel, Tendenzen und Vorschläge aufzuzeigen (Vorstudie), um gezielt zu verbessern.

Gerne wählen Sie die Schwerpunkte aus.

Mögliche Kontexte für Betreiber

  • Schaffung und Implementierung eines eigenen CAFM-Systems

  • Schaffung einer integralen Datenhaltung in der Technik und anderen Gewerken

  • Erhalt "eigener" FM- Daten, unabhängig vom Dienstleister

  • Verrechnung der Flächen an die jeweiligen Nutzer

  • Verrechnung von Serviceleistungen an die jeweiligen Nutzer

  • Leistungsbezogene Bezahlung von Führungskräften

  • Kenntnis und Vergleichbarkeit der Leistungsgüte

  • Sichere Wahrnehmung der Betreiberverantwortung durch wirksame Pflichtenübertragung

  • Vertrags- und Gewährleistungsmanagement

  • Erhöhung der Akzeptanz des FM-Bereiches

  • Verlagerung der Fremdbestimmung zur Selbstbestimmung der FM-Politik

  • Einführung von Bonus- / Malus Systemen

  • Verbesserung der Werterhaltung der Facilities

  • Ertüchtigung der Betriebsführung in Verbindung mit der Instandhaltung

  • Vorgabe eigener Vertragskonvolute bei Leistungsvergaben

  • Ertüchtigung der Fähigkeit, kompetenter über "make or buy" zu entscheiden

  • Konzept der internen und externen Verantwortung für Dienstleistungen, basierend auf strategischen Entscheidungen, welches zu systematischen Eigen- oder Fremdleistungsvergaben führt (z.B. durch Leistungsvereinbarung mit dem Vorstand, Leistungsbeschreibungen (FM-Handbuch), Leistungskataloge, abgestimmte Servicelevel, Anwendung von Vertragsstandards (z.B. DIN EN 13269 für Wartungsverträge)

  • transparentes Wissen und Informationen zu Leistungsniveaus und deren Kosten. Beides soll den Nutzern klar vermittelt werden können (KPI-Management)

Verbesserungen

  • Verbesserung der Nachhaltigkeit der Organisation durch Implementierung einer Lebenszyklusverantwortung für die Immobilien (Facilities; eine Verantwortung für Planung, Bau und Betrieb)

  • Verbesserung der Aufbauorganisation

  • Verbesserung der Ablauforganisation

  • Verbesserung der Verträge, Vereinbarungen und Standards

  • verbesserte Budget- und Kostenkontrolle

  • Verbesserung der Dokumentation von an- und nachweisenden Dokumenten für evidente Leistungen

  • Integration von FM zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistungen, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten dienen

  • Compliance

Nutzen

  • Verringerung der Risiken durch Risikomanagement

  • Regelwerksverfolgung einführen - Risiken verringern

  • Erkennen von Einsparungsmöglichkeiten im Kontext zur Qualität bzw. zum Servicelevel

  • Reduzierung von Konflikten zwischen internen (stimmige, anweisende Dokumentation und eine wirksame Pflichtenübertragung an die Mitarbeiter und ein Pflichtenmanagement aufgrund der stetigen Regelwerksänderungen) und externen Leistungserbringern (z.B. Dateineigentümerschaft)

Nutzen für FM-Dienstleister

  • eindeutige und transparente Kommunikation zwischen Bedarfsseite und Angebotsseite durch Zuordnung zuständiger Personen als Ansprechstellen für alle festgelegten Dienstleistungen

  • Verbesserung des Auftragsdurchlaufes

  • Erhöhung des Anteil der geplanten Maßnahmen durch produktive Arbeitsvorbereitung in einem zentralen DV-Tool

  • Verbesserte Leistungssteuerung durch Priorisierung und Managementinformationen

  • harmonische Personalentwicklung durch kontinuierliche Anpassung der Prozesse und Aufgaben

  • verbesserte Gewerke- Koordination und Terminsteuerungverbesserte Auftragsannahme, Auftragserfassung und Dokumentation

  • Einführung von Produkt- und Prozessentwicklung - dadurch zielsichere Reaktionen auf veränderte Nutzeranforderungen durch das Kerngeschäft

  • Erhöhung der Kooperationsfähigkeit durch Verwendung von FM-Standards

  • Anwendung von Vergleichsmöglichkeiten (Benchmarks) zur Erhöhung von Qualität, Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz

  • Reproduzierbarkeit von Facility Prozessen zur bedarfsgerechten Erstellung von Facility Produkten

  • effektive Nutzung von Synergien zwischen verschiedenen Dienstleistungen, die zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und zur Senkung der Kosten beitragen (z.B. Reduzierung von Doppel- und Mehrfacharbeit durch homogene Datenhaltung und stringenten Umgang mit technischer Dokumentation)