Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung

• Zielsetzung (Zweck und Ergebnis)

• Festlegung der Schwerpunkte

• Festlegung der Mitwirkenden, Zulieferer von Infos, Kontakt- und Gesprächspersonen

• Festlegung der Geheimhaltung und Datensicherheit

• Datenbereitstellung, Begehung, Abstimmungen

• Datenanalyse (Bestimmen und Normalisieren)

• Feststellen von Lücken (Vergleichen und Aufklären)

• Memorandum (Vermittlung und Diskussion der Ergebnisse)

• ggf. Weiteres Vorgehen zur Umsetzung festlegen

• Wie kann das Facility Management sich bestmöglich an die Unternehmensziele anpassen?

• Entspricht die FM-Aufbauorganisation den Anforderungen des Kerngeschäftes?

• Sind die Servicestandards im FM (SLA/KPI) angemessen?

• Chancen und Risiken im FM bekannt?

• Regelwerke bekannt und angewandt?

• Einführung neuer Methoden, Verfahren usw.

• Herstellung der Kostentransparenz,

• Budgeterstellung, -verfolgung,

• Kostenvergleiche mit anderen usw.

• VZK Vollzeitkräfte (FTE, Full Time Equivalent),

• Auslastungen bzw. Bedarf übers Jahr

• Qualifikationen, Personalentwicklung

• Ggf. Re- Incourcing

• Ggf. Gründung einer Organschaft

• Unterstützende Maßnahmen z.B. CAFM-System u.a.m.

• richtige Mieter

• sollte verkauft werden?

• Modernisierung nötig,

• Erweiterung, Verkleinerung usw.

• Leistungsbeschreibungen

• Leistungsvereinbarungen

• KPI/SLA finden und einführen

• Standardisierte FM- Produkte entwickeln usw

• Wer ist für was zuständig?

• Gibt es Arbeitskarten und deren Kontrolle?

• Was kostet ein FM-Produkt?

• Sind die Verträge optimiert?

• Kostenhebel, Verbesserungen, usw.

• Kundenzufriedenheitsbefragung

• Mängel abstellen,

• FM-Produkte verbessern

• Qualitätscontrolling,

• Bonus- Malusregelung usw.

• Energiemanagement vorhanden?

• Zählkonzepte vorhanden?

• Energiekennziffern vorgegeben?

• GLT und MSR hinreichend / aktiv?

• Optimieren im laufenden Betrieb

• Belohnungssysteme vorhanden? usw.

• Entspricht die Ablauforganisation den Anforderungen der Bereitstellung der FM- Produkte?

• Sind die Prozesse zur Leistungserbringung klar und beschrieben?

• Sind die Prozesse mit den Leistungserbringern und an den Schnittstellen wirksam abgestimmt?

• Gibt es hinreichende entsprechende betriebliche Anweisungen àanweisende Dokumentation?

• Wird die Einhaltung der Prozessdisziplin kontrolliert, wie? Und ausgewertet? à nachweisende Dokumentation

• Gibt es ein "lernendes System" à Regelkreis der Produktentwicklung zur kontinuierlichen Prozessverbesserung?

• Welches sind die Hauptprozesse des FM in Ihrem Unternehmen?

• Erkennen und festlegen von Hauptprioritäten bei der Erkennung von Verbesserungsbedarf ?

• Euro pro Quadratmeter

• Euro pro Stunde,

• Verbrauchswerte wie Kilowatt, Kubikmeter, usw.

Ziel dieses Verfahrens ist es, den Ist-Zustand mit neutralen Kenngrößen zu vergleichen. Aus den Vergleichen werden Schlussfolgerungen für Empfehlungen gezogen.

Soweit möglich, wird bei der Wahl des zu untersuchenden Bereiches bereits festgelegt, ob die Voraussetzungen bestehen, Vergleichszahlen zu erhalten.

Quantitative Analysen empfehlen sich insbesondere dann, wenn es um finanzielle Aufwendungen geht (z.B. Betriebskosten), Personalaufwand zu beurteilen ist, der zur Erzeugung eines bestimmten Facility-Produktes notwendig ist, oder wenn es um die Umweltverträglichkeit geht und Energieverbräuche oder Abfälle zu beurteilen sind.

Eine qualitative Analyse wird durchgeführt, wenn keine exakten Zahlenwerke zu erwarten sind.

Dies ist beispielsweise der Fall bei Zuverlässigkeiten, Ausfallraten, Zufriedenheit, Nutzerverhalten, Risiko, Behaglichkeit usw.

Ein Vergleich mit Bestwerten ist nahezu ausgeschlossen. Hierzu bedürfte es gleicher Vergleichskriterien. Diese müssen aber erst geschaffen werden, um beispielsweise zwischen Betriebsteilen aufgrund von Punktesystemen zu vergleichen.

Die Auswertung einer qualitativen Analyse wird sich also beschränken auf Erfahrungen und Vergleichen mit Idealzuständen.

Zu einer Hürde bei der FM-Analyse kann die Erfassung notwendiger Daten werden.

Deshalb sollte bereits bei der Aufgabenstellung eingeschätzt werden, welche Daten zur Verfügung gestellt werden müssten und welche tatsächlich vorhanden sind. Hiervon hängt die Treffsicherheit der Aussagen und Vorschläge ab.

• Allgemeine Leistungsdaten, Organigramme, Aufgabenverteilung ..

• kontextabhängige Daten [€/a], idealerweise gegliedert nach den standardisierten Facility Produkten gem. DIN EN 15221 Teil 4

• finanzwirtschaftliche Daten

• Vermietete, gemietete, eigene Gebäude

• Erfassung räumlicher Daten (wenn möglich Raumbuch)

• Erfassung von umweltbezogenen Daten (z.B. Energie, Medien )

• Erfassung von Daten der Servicequalität (normalerweise KPI in Verbindung mit SLA, bzw. anderweitige Anforderungsbeschreibung an die Leistungen)

• Erfassung von Daten der Zufriedenheit

• Kontextabhängige Angaben zum FM-Personal

• Dto. zu FM- Verträgen

Da es sich um eine erste und ergebnisoffene Analyse (im Sinne einer "Machbarkeitsstudie") handelt reicht eine Mindestqualität / Mindestanzahl der Daten vorerst aus. Die Datenbereitstellung soll das Projekt nicht "ersticken"! Ersatzweise sind Interviews methodisch ebenfalls erfolgreich.