Glossar zum Audit im Facility Management

Ein Audit im Facility Management ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Überprüfung und Bewertung der Effizienz, Effektivität und Konformität der Facility-Management-Prozesse und -Systeme. Ziel ist es, die Qualität der Di Dies umfasst Aspekte wie Gebäudewartung, Sicherheitsmanagement, Energieeffizienz und betriebliche Abläufe.

Ein Auditbericht ist ein umfassendes Dokument, das die Ergebnisse eines Facility-Management-Audits detailliert darlegt. Es enthält eine Zusammenfassung der durchgeführten Prüfungen, identifizierte Stärken und Schwächen, festgestellte Nonkonformitäten, Beobachtungen und Empfehlungen für Verbesserungen. Der Bericht dient als Grundlage für das Management, um fundierte Entscheidungen zur Optimierung der Facility-Management-Prozesse zu treffen.

Auditkriterien sind spezifische Standards, Richtlinien, Verfahren oder Anforderungen, die als Referenzpunkte bei der Durchführung eines Audits im Facility Management dienen. Diese Kriterien können von internationalen Normen wie ISO 41001, gesetzlichen Vorschriften, internen Richtlinien oder vertraglichen Vereinbarungen mit Dienstleistern abgeleitet sein. Sie bilden die Grundlage für die Bewertung der Konformität und Leistung der Facility-Management-Prozesse.

Auditnachweise sind verifizierbare Informationen, Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Beweise, die Auditoren während eines Audits sammeln, um die Konformität mit den Auditkriterien zu beurteilen. Diese Nachweise können aus Dokumentenprüfungen, Interviews, Beobachtungen vor Ort oder aus Messungen und Prüfungen bestehen. Sie sind essenziell, um objektive und fundierte Schlussfolgerungen zu ziehen.

Ein Auditprogramm im Facility Management ist ein strategischer Plan, der alle geplanten Audits innerhalb eines bestimmten Zeitraums umfasst. Es legt die Ziele, den Umfang, den Zeitrahmen und die benötigten Ressourcen fest. Das Programm stellt sicher, dass alle relevanten Bereiche regelmäßig überprüft werden und dass Audits systematisch und effizient durchgeführt werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

Eine Auditeröffnungssitzung ist ein formelles Treffen zu Beginn eines Facility-Management-Audits, bei dem der Auditplan vorgestellt, die Ziele erklärt und Fragen geklärt werden. Dieses Treffen dient dazu, alle Beteiligten über den Ablauf des Audits zu informieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Ressourcen verfügbar sind.

Eine Auditcheckliste ist ein strukturiertes Werkzeug, das Auditoren bei der systematischen Überprüfung von Facility-Management-Prozessen und der Sammlung von Nachweisen unterstützt. Die Checkliste enthält spezifische Fragen und Prüfpunkte, die während des Audits überprüft werden müssen. Sie hilft, sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt und dokumentiert werden.

Ein Auditplan ist ein detailliertes Dokument, das den spezifischen Umfang, die Ziele, den Zeitrahmen und die Ressourcen für ein einzelnes Facility-Management-Audit beschreibt. Der Plan beinhaltet auch eine Liste der zu überprüfenden Prozesse, die Methoden zur Sammlung von Nachweisen und den Zeitplan für die einzelnen Auditaktivitäten. Ein gut strukturierter Auditplan ist entscheidend für die effektive Durchführung eines Audits.

Der Auditumfang definiert den spezifischen Bereich und die Grenzen eines Facility-Management-Audits. Er bestimmt, welche Standorte, Abteilungen, Prozesse und Aktivitäten in das Audit einbezogen werden. Der Umfang kann variieren und sich auf bestimmte Aspekte wie Gebäudewartung, Energieverbrauch, Sicherheitsmanagement oder die Leistung von Dienstleistern konzentrieren. Ein klar definierter Auditumfang hilft, die Auditressourcen gezielt einzusetzen.

Die Auditvorbereitung ist der Prozess der Planung und Organisation aller notwendigen Schritte und Ressourcen vor Beginn eines Facility-Management-Audits. Dies umfasst die Erstellung des Auditplans, die Zusammenstellung des Auditteams, die Vorbereitung der Auditdokumentation und die Kommunikation mit den auditierten Parteien. Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für die effiziente und effektive Durchführung des Audits.

Die Auditnachbereitung ist der Prozess der Überprüfung und Nachverfolgung von Maßnahmen, die infolge eines Facility-Management-Audits empfohlen wurden. Sie stellt sicher, dass die identifizierten Nichtkonformitäten und Verbesserungsvorschläge ordnungsgemäß umgesetzt werden. Die Nachbereitung umfasst die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen und die Dokumentation der erzielten Verbesserungen.

Ein Auditprotokoll ist eine detaillierte Aufzeichnung aller während eines Facility-Management-Audits durchgeführten Aktivitäten und gesammelten Informationen. Das Protokoll dokumentiert die Beobachtungen, Interviews, Überprüfungen und die gesammelten Nachweise und dient als Grundlage für den Auditbericht.

Der Auditteamleiter ist die Person, die für die Planung, Durchführung und Berichterstattung eines Facility-Management-Audits verantwortlich ist und das Auditteam leitet. Der Teamleiter koordiniert die Aktivitäten des Auditteams, stellt sicher, dass der Auditplan eingehalten wird, und fungiert als Hauptkontaktperson für die auditierten Parteien.

Ein Auditabschlussgespräch ist ein formelles Treffen am Ende eines Facility-Management-Audits, bei dem die vorläufigen Ergebnisse und Feststellungen den auditierten Parteien präsentiert und diskutiert werden. Während dieses Treffens werden die identifizierten Stärken, Schwächen und Empfehlungen besprochen, und es wird ein Konsens über die nächsten Schritte erzielt.

Die Auditnachverfolgung ist der Prozess, der sicherstellt, dass festgestellte Nonkonformitäten und Empfehlungen nach einem Facility-Management-Audit ordnungsgemäß bearbeitet werden. Sie umfasst die Überprüfung der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und die Bewertung ihrer Wirksamkeit, um sicherzustellen, dass die festgestellten Probleme dauerhaft gelöst sind.

Die Auditziele im Facility Management sind die spezifischen Ziele, die mit der Durchführung eines Audits erreicht werden sollen. Diese können die Bewertung der Einhaltung von Vorschriften, die Verbesserung der Prozessleistung, die Identifizierung von Risiken oder die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit umfassen. Klar definierte Auditziele sind entscheidend für den Erfolg des Audits.

Die Auditschlussfolgerung ist das Endergebnis eines Facility-Management-Audits, das auf der Analyse der gesammelten Auditnachweise basiert. Sie gibt an, inwieweit die überprüften Prozesse und Systeme die festgelegten Auditkriterien erfüllen. Die Schlussfolgerung umfasst auch Empfehlungen für Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen, die dem Management helfen, die Effizienz und Effektivität des Facility Managements zu steigern.

Auditorientierung ist der Prozess, bei dem Auditoren in die spezifischen Gegebenheiten und Anforderungen des Facility Managements eingeführt werden. Dies umfasst die Schulung der Auditoren über die relevanten Normen, Vorschriften, internen Richtlinien und die spezifischen Facility-Management-Prozesse des Unternehmens. Eine gründliche Orientierung ist entscheidend für die Vorbereitung der Auditoren und die Qualität der Audits.

Eine Auditsitzung ist ein geplantes Treffen während eines Facility-Management-Audits, bei dem Auditoren Informationen sammeln und mit den auditierten Parteien interagieren. Diese Sitzungen können Interviews, Dokumentenprüfungen oder Beobachtungen vor Ort umfassen. Sie sind wesentliche Elemente des Audits, da sie den Auditoren ermöglichen, tiefere Einblicke in die Prozesse und Praktiken zu gewinnen und relevante Nachweise zu sammeln.

Die Beobachtung vor Ort ist eine Methode, bei der Auditoren Facility-Management-Prozesse, Aktivitäten und Arbeitsumgebungen direkt beobachten, um die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen. Diese Methode ermöglicht es, praktische Einblicke zu gewinnen und potenzielle Probleme zu identifizieren, die durch Dokumentenprüfungen oder Interviews möglicherweise nicht erkannt werden.

Eine Beobachtung während eines Facility-Management-Audits ist eine Feststellung, die auf eine mögliche Schwäche oder ein zukünftiges Risiko hinweist, aber nicht unbedingt eine formale Nonkonformität darstellt. Beobachtungen bieten wertvolle Hinweise auf Bereiche, die verbessert werden können, um potenzielle Probleme zu vermeiden und die Effizienz der Prozesse zu steigern.

Benchmarking im Facility Management ist der Vergleich der eigenen Prozesse und Leistungen mit den besten Praktiken der Branche oder mit denen von Wettbewerbern. Ziel ist es, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Effizienz und Effektivität der Facility-Management-Prozesse zu steigern. Benchmarking kann verschiedene Bereiche umfassen, wie z.B. Energieverbrauch, Wartungskosten und Servicequalität.

Im Kontext des Facility Managements bezieht sich Compliance auf die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorschriften und Richtlinien. Dies umfasst Umweltgesetze, Arbeitssicherheitsbestimmungen, Brandschutzvorschriften und andere Anforderungen. Ein Facility-Management-Audit überprüft die Einhaltung dieser Vorschriften und identifiziert potenzielle Risiken oder Nonkonformitäten, die behoben werden müssen.

Die Dokumentenprüfung im Facility Management ist die Überprüfung von Aufzeichnungen, Richtlinien und anderen schriftlichen Materialien als Teil des Auditprozesses. Diese Prüfung hilft, die Konformität mit den festgelegten Anforderungen zu bewerten und Nachweise für die effektive Umsetzung von Prozessen und Verfahren zu sammeln.

Externe Audits werden von unabhängigen Organisationen oder Auditoren außerhalb des Unternehmens durchgeführt. Diese Audits können zur Zertifizierung, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder zur Bewertung der Leistung von Facility-Management-Dienstleistern dienen. Externe Audits bieten eine objektive Bewertung und tragen zur Glaubwürdigkeit und Transparenz der Facility-Management-Prozesse bei.

Der Facility Manager ist eine zentrale Person im Facility Management, die für die Planung, Umsetzung und Kontrolle aller Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen verantwortlich ist. Diese Rolle umfasst die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das Management von Dienstleistern, die Budgetverwaltung und die Implementierung von Nachhaltigkeitsstrategien.

Follow-up-Audits sind entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung und die Aufrechterhaltung hoher Standards im Facility Management.

Eine Gap-Analyse im Facility Management ist eine Methode zur Bestimmung der Lücken zwischen dem aktuellen Zustand des Facility-Management-Systems und den gewünschten Anforderungen oder Standards. Die Analyse identifiziert Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und hilft, priorisierte Maßnahmenpläne zur Schließung dieser Lücken zu entwickeln.

Interne Audits sind Audits, die von internen Mitarbeitern des Facility-Management-Teams durchgeführt werden. Ziel dieser Audits ist es, die Konformität der internen Prozesse und Systeme zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Interne Audits sind ein wichtiger Bestandteil des internen Kontrollsystems und tragen zur Qualitätssicherung und Risikominimierung bei.

ISO 41001 ist eine international anerkannte Norm für Facility-Management-Systeme, die Anforderungen an ein FMS definiert, um die Effizienz und Effektivität der Facility-Management-Prozesse zu gewährleisten. Die Norm bietet einen strukturierten Rahmen für die Planung, Implementierung und Überwachung von Facility-Management-Aktivitäten und fördert kontinuierliche Verbesserungen.

Interviews während eines Facility-Management-Audits sind Gespräche mit Mitarbeitern und anderen relevanten Personen, um zusätzliche Informationen und Einblicke zu gewinnen. Diese Interviews helfen, die praktische Umsetzung der Richtlinien und Verfahren zu verstehen und potenzielle Lücken oder Schwachstellen zu identifizieren.

Eine Managementbewertung im Facility Management ist eine regelmäßige Bewertung durch das Management, um die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Facility-Management-Systems sicherzustellen. Während dieser Bewertung werden die Ergebnisse der Audits, die Leistung der Prozesse, Kundenfeedback und andere relevante Informationen analysiert, um notwendige Änderungen und Verbesserungen zu identifizieren.

Eine Nonkonformität ist eine Abweichung von festgelegten Anforderungen, Standards oder Vorschriften im Facility Management, die während eines Audits festgestellt wird. Nonkonformitäten können sich auf verschiedene Bereiche beziehen, wie z.B. Sicherheitsvorschriften, Wartungsverfahren oder Umweltauflagen. Sie erfordern die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, um die Compliance wiederherzustellen.

Ein Produktaudit im Facility Management konzentriert sich auf ein spezifisches Produkt oder eine Dienstleistung, um sicherzustellen, dass es die festgelegten Anforderungen und Qualitätsstandards erfüllt. Ein Produktaudit kann z.B. die Überprüfung von Reinigungsdiensten, Sicherheitsdiensten oder technischen Wartungsarbeiten umfassen.

Ein Prozessaudit im Facility Management konzentriert sich auf einen bestimmten Prozess innerhalb des Unternehmens, um dessen Effizienz und Konformität zu überprüfen. Ein Prozessaudit kann z.B. die Gebäudewartung, das Energiemanagement oder das Sicherheitsmanagement umfassen. Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit des Prozesses zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) im Facility Management ist ein formales System, das die Richtlinien, Verfahren und Verantwortlichkeiten zur Erreichung der Qualitätsziele definiert und steuert. Ein QMS hilft, die Qualität der Dienstleistungen zu gewährleisten, Kundenanforderungen zu erfüllen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Es basiert oft auf internationalen Normen wie ISO 9001.

Ein Re-Audit im Facility Management ist ein erneutes Audit, das durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass Korrekturmaßnahmen nach einem vorherigen Audit ordnungsgemäß umgesetzt wurden und dass die festgestellten Nonkonformitäten beseitigt sind. Ein Re-Audit hilft, die Nachhaltigkeit der Verbesserungen zu gewährleisten und die kontinuierliche Einhaltung der Anforderungen sicherzustellen.

Risikomanagement im Facility Management ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken, die die Erreichung der Facility-Management-Ziele beeinflussen könnten. Dies umfasst die Analyse von Bedrohungen wie Sicherheitsrisiken, Naturkatastrophen, technischen Ausfällen und rechtlichen Risiken. Effektives Risikomanagement hilft, potenzielle Schäden zu minimieren und die Betriebskontinuität zu gewährleisten.

Ein risikobasierter Ansatz im Facility Management-Audit konzentriert sich auf die Identifizierung und Bewertung von Risiken, um die Auditressourcen auf die Bereiche mit dem größten potenziellen Einfluss zu lenken. Dieser Ansatz hilft, die wichtigsten Risiken proaktiv zu managen und die Effektivität des Audits zu maximieren.

Stakeholder im Facility Management sind alle Personen oder Organisationen, die ein berechtigtes Interesse am Ergebnis eines Facility-Management-Audits haben. Dazu gehören Kunden, Mitarbeiter, Investoren, Regulierungsbehörden, Dienstleister und die Öffentlichkeit. Stakeholder-Management ist entscheidend, um deren Erwartungen zu verstehen und sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt werden.

Ein Systemaudit im Facility Management ist ein umfassendes Audit des gesamten Facility-Management-Systems eines Unternehmens. Ziel ist es, die Gesamtleistung und Konformität des Systems zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Prozesse und Verfahren effektiv implementiert und aufeinander abgestimmt sind.

Ein Überwachungsaudit im Facility Management ist ein regelmäßig durchgeführtes Audit, um die kontinuierliche Konformität und Wirksamkeit des Facility-Management-Systems zu überprüfen. Überwachungsaudits helfen, sicherzustellen, dass die implementierten Prozesse und Verfahren den Anforderungen entsprechen und dass kontinuierliche Verbesserungen vorgenommen werden.

Ein Zertifizierungsaudit im Facility Management wird von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle durchgeführt, um zu überprüfen, ob ein Unternehmen die Anforderungen einer bestimmten Norm, wie z.B. ISO 41001, erfüllt. Ein erfolgreiches Zertifizierungsaudit führt zur Ausstellung eines Zertifikats, das die Konformität des Facility-Management-Systems bestätigt.