Analyse / Audit im Facility Management
UNSERE AUDITS IM FACILITY MANAGEMENT WERDEN ZUNÄCHST IN FORM EINER GROBANALYSE DURCHGEFÜHRT, UM EINEN ÜBERBLICK ZU ERHALTEN UND POTENTIALE ZU IDENTIFIZIEREN
Dies hilft dabei, Prioritäten zu setzen und unsere gemeinsamen Ressourcen effektiv einzusetzen. Insgesamt trägt eine Grobanalyse im Facility Management dazu bei, Potentiale schnell zu erkennen und die Ressourcen effektiv einzusetzen, um die Leistungen und Prozesse im Facility Management zu verbessern.
Analyse-Tool zur Optimierung von Facility Management Prozessen
- Betrachtung
- Methodik
- Strategische Fragen
- Fragen der Leistung
- Abläufe ( Prozesse)
- Quantitative Analyse
- Qualitative Analyse
- Datenerfassung
Unsere FM-Analyse / unser FM-Audit betrachten beispielsweise:
alle in Facility Management-Vereinbarungen festgelegten Dienstleistungen (z.B. Vertragsmanagement, Mietmanagement,Technische Betriebsführung, Flächenmanagement, ff.):
die FM-Organisation (z.B. durch Leistungsvereinbarung mit Vorstand/Geschäftsleitung, Leistungsbeschreibungen (FM-Handbuch), Leistungskataloge, abgestimmte Servicelevel, Anwendung von Standards (z.B. Fachkonzepte)
die Koordination von internen (stimmige, anweisende Dokumentation, eine wirksame Pflichtenübertragung und Pflichtenmanagement aufgrund der stetigen Regelwerksänderungen) und externen Leistungserbringern
die Leistungsniveaus und deren Kosten. Beides soll den Nutzern klar vermittelt werden können (KPI-Management);
die Potentiale der verschiedenen Dienstleistungen, die zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und zur Senkung der Kosten beitragen.
Dabei orientiert sich unser Ablauf zwanglos an folgendem 9- Punkte- Plan:
Zielsetzung (Zweck und Ergebnis)
Festlegung der Schwerpunkte
Festlegung der Mitwirkenden, Zulieferer von Infos, Kontakt- und Gesprächspersonen
Festlegung der Geheimhaltung und Datensicherheit
Datenbereitstellung, Begehung, Abstimmungen
Datenanalyse (Bestimmen und Normalisieren)
Feststellen von Lücken (Vergleichen und Aufklären)
Memorandum (Vermittlung und Diskussion der Ergebnisse)
ggf. Weiteres Vorgehen zur Umsetzung festlegen
Wie kann das FM sich besser anpassen?
Wie kann das Facility Management sich bestmöglich an die Unternehmensziele anpassen?
Entspricht die FM-Aufbauorganisation den Anforderungen des Kerngeschäftes?
Sind die Servicestandards im FM (SLA/KPI) angemessen?
Chancen und Risiken im FM bekannt?
Regelwerke bekannt und angewandt?
Einführung neuer Methoden, Verfahren usw.
Ist die Immobilie gewinnbringend?
richtige Mieter
sollte verkauft werden?
Modernisierung nötig,
Erweiterung, Verkleinerung usw.
Ist die Servicequalität in Ordnung?
Leistungsbeschreibungen
Leistungsvereinbarungen
KPI/SLA finden und einführen
Standardisierte FM- Produkte entwickeln usw
Werden die FM-Produkte wirtschaftlich erzeugt?
Wer ist für was zuständig?
Gibt es Arbeitskarten und deren Kontrolle?
Was kostet ein FM-Produkt?
Sind die Verträge optimiert?
Kostenhebel, Verbesserungen, usw.
Abläufe (Prozesse)
Entspricht die Ablauforganisation den Anforderungen der Bereitstellung der FM- Produkte?
Sind die Prozesse zur Leistungserbringung klar und beschrieben?
Sind die Prozesse mit den Leistungserbringern und an den Schnittstellen wirksam abgestimmt?
Gibt es hinreichende entsprechende betriebliche Anweisungen àanweisende Dokumentation?
Wird die Einhaltung der Prozessdisziplin kontrolliert, wie? Und ausgewertet? à nachweisende Dokumentation
Gibt es ein "lernendes System" à Regelkreis der Produktentwicklung zur kontinuierlichen Prozessverbesserung?
Welches sind die Hauptprozesse des FM in Ihrem Unternehmen?
Erkennen und festlegen von Hauptprioritäten bei der Erkennung von Verbesserungsbedarf ?
Eine quantitative Analyse durchzuführen, erfordert die Messung von konkreten Größen, ausgedrückt in Zahlen mit einer Maßeinheit. Dies können sein:
Euro pro Quadratmeter
Euro pro Stunde,
Verbrauchswerte wie Kilowatt, Kubikmeter, usw.
Ziel dieses Verfahrens ist es, den Ist-Zustand mit neutralen Kenngrößen zu vergleichen. Aus den Vergleichen werden Schlussfolgerungen für Empfehlungen gezogen.
Soweit möglich, wird bei der Wahl des zu untersuchenden Bereiches bereits festgelegt, ob die Voraussetzungen bestehen, Vergleichszahlen zu erhalten.
Quantitative Analysen empfehlen sich insbesondere dann, wenn es um finanzielle Aufwendungen geht (z.B. Betriebskosten), Personalaufwand zu beurteilen ist, der zur Erzeugung eines bestimmten Facility-Produktes notwendig ist, oder wenn es um die Umweltverträglichkeit geht und Energieverbräuche oder Abfälle zu beurteilen sind.
Qualitative Analyse
Eine qualitative Analyse wird durchgeführt, wenn keine exakten Zahlenwerke zu erwarten sind.
Dies ist beispielsweise der Fall bei Zuverlässigkeiten, Ausfallraten, Zufriedenheit, Nutzerverhalten, Risiko, Behaglichkeit usw.
Ein Vergleich mit Bestwerten ist nahezu ausgeschlossen. Hierzu bedürfte es gleicher Vergleichskriterien. Diese müssen aber erst geschaffen werden, um beispielsweise zwischen Betriebsteilen aufgrund von Punktesystemen zu vergleichen.
Die Auswertung einer qualitativen Analyse wird sich also beschränken auf Erfahrungen und Vergleichen mit Idealzuständen.
Datenerfassung (Erfassen und Validieren)
Zu einer Hürde bei der FM-Analyse kann die Erfassung notwendiger Daten werden.
Deshalb sollte bereits bei der Aufgabenstellung eingeschätzt werden, welche Daten zur Verfügung gestellt werden müssten und welche tatsächlich vorhanden sind. Hiervon hängt die Treffsicherheit der Aussagen und Vorschläge ab.
Übliche Datensätze sind folgende:
Allgemeine Leistungsdaten, Organigramme, Aufgabenverteilung ..
kontextabhängige Daten [€/a], idealerweise gegliedert nach den standardisierten Facility Produkten gem. DIN EN 15221 Teil 4
finanzwirtschaftliche Daten
Vermietete, gemietete, eigene Gebäude
Erfassung räumlicher Daten (wenn möglich Raumbuch)
Erfassung von umweltbezogenen Daten (z.B. Energie, Medien )
Erfassung von Daten der Servicequalität (normalerweise KPI in Verbindung mit SLA, bzw. anderweitige Anforderungsbeschreibung an die Leistungen)
Erfassung von Daten der Zufriedenheit
Kontextabhängige Angaben zum FM-Personal
Dto. zu FM- Verträgen